イベント企画、何から始める？ 初めてでも迷わない3つのフェーズ完全ガイド
イベントの開催が決まったものの、「まず会場を探すべき？」「企画書には何を書けばいい？」「準備に抜け漏れはない？」と不安を感じていませんか。
イベント企画は、特別なセンスがなくても、順番に整理すれば形にできます。
この記事では、企画の土台づくりから当日運営、終了後のフォローまでを、3つのフェーズ・7つのSTEPに分けてご紹介します。
読み終えるころには、次に何をすべきかが見えてくるはずです。
イベント企画は、3つのフェーズで考える
イベント企画を任されると、まず「会場を探そう」「何をやるか決めよう」と考えたくなるかもしれません。
しかし、具体的な内容から決め始めると、途中で「そもそも何のために開催するのか」が曖昧になることがあります。
たとえば社内キックオフで、最初に「有名な会場を押さえる」「映像演出を入れる」と決めても、それが目的に合っているとは限りません。
最初に考えるべきなのは、「何を実施するか」ではなく、「何のために実施するか」です。
イベント企画は、次の3つのフェーズで整理すると進めやすくなります。
- 企画の土台をつくる
- 企画を形にする
- 成果につながる流れをつくる
最初からすべてを決める必要はありません。まずは土台をつくり、一つずつ具体化していきましょう。
フェーズ1｜企画の土台をつくる
最初に整理するのは、次の3つです。
- なぜ開催するのか
- 誰に参加してほしいのか
- 参加後にどうなってほしいのか
STEP1｜イベントを開催する目的を決める
最初に、「何のために開催するのか」を明確にします。
「周年だから」「毎年実施しているから」だけでは、企画の方向性を決めるには少し曖昧です。
同じ周年イベントでも、
- 社員に会社の歩みを知ってもらい、一体感を高めたい
- 取引先へ感謝を伝え、関係を深めたい
- 新しい方針を発表し、理解してもらいたい
開催すること自体を目的にせず、今どのような課題があり、イベントを通してどのような状態にしたいのかを考えましょう。
STEP2｜誰に参加してほしいかを明確にする
次に、参加してほしい人を具体的にします。
「社員向け」「顧客向け」だけでは、内容や伝え方を決めにくいことがあります。
たとえば顧客向けセミナーでも、商品を初めて知る人と、比較検討中の人では求める情報が違います。
初めての人には、どんな課題を解決できるのかを伝える。
比較検討中の人には、導入事例や他社との違いを伝える。
参加者について、
- どのような立場や役職か
- どのような悩みや関心があるか
- 内容をどの程度知っているか
- 何を期待し、何を不安に感じているか
具体的な一人を思い浮かべると、企画内容も考えやすくなります。
STEP3｜参加後にどうなってほしいかを決める
次に、イベント終了後の参加者に、どのような変化が起きてほしいかを考えます。
「楽しんでもらう」「満足してもらう」だけでなく、「その先の気持ちや行動まで具体的にすることが大切です。
たとえば社内キックオフなら、「会社の方針を聞いてもらう」だけでなく、「自分の仕事とのつながりを理解し、明日から何をすべきか分かっている状態」まで考えます。
採用イベントなら、「会社を知る」だけでなく、「ここで働く自分を想像し、選考に進みたいと思う」までを目指します。
「何をするか」は、「参加者にどうなってほしいか」から逆算して考えましょう。
フェーズ2｜企画を形にする
目的、参加者、参加後のゴールが決まったら、具体的な内容を考えます。
大切なのは、企画を詰め込むことではなく、イベント全体の軸に合うものを選ぶことです。
STEP4｜コンセプトとプログラムを考える
コンセプトとは、イベントの方向性を表す短い言葉です。
同じキックオフでも、
社員が会社の未来を自分ごととして考えられるキックオフ
部署を越えたつながりを生み出すキックオフ
では、必要なプログラムは変わります。
前者なら経営方針の共有や、自分の業務に置き換えて考える時間。
後者なら、交流やグループワークを多めに設けるといった形です。
コンセプトを決めたら、講演、表彰、映像、展示、ワークショップ、交流会などから必要なものを選びます。
その際は、
- 期待を高める
- 理解を深める
- 共感や交流を生む
- 次の行動につなげる
STEP5｜予算・スケジュール・運営体制を整理する
企画内容が決まったら、予算、準備期間、担当者を整理します。
主な費用には、
- 会場費
- 音響・映像・配信費
- 装飾や印刷物などの制作費
- 講師・出演者費
- 飲食費
- 当日スタッフ費
- Webページや広告などの集客費
- 予備費
すべてに均等に予算をかけるのではなく、目的に合わせて優先順位を決めることが重要です。
また、開催日から逆算して、会場決定、登壇者依頼、告知開始、制作物の準備、リハーサルなどの予定を組みます。
業務を書き出したら、
- 社内で対応すること
- 外部へ相談すること
フェーズ3｜成果につながる流れをつくる
イベントは、開催当日だけで完結するものではありません。
案内を受け取る、申込みページを見る、会場に到着する、イベントに参加する、終了後にメールを受け取る。
そのすべてが参加者にとってのイベント体験です。
参加前から終了後までを一つの流れとして考えることで、目的の達成にもつながりやすくなります。
STEP6｜集客と当日運営を設計する
まずは、来てほしい人にイベントの魅力を届けます。
案内メール、Webページ、営業担当からの案内、社内告知、SNSなど、方法はさまざまです。
参加者が普段どこから情報を得ているかを考え、届きやすい方法を選びましょう。
告知では、日時やプログラムだけでなく、「参加すると何が得られるのか」を具体的に伝えることが大切です。
当日についても、
- 受付の場所と方法
- 会場内の動線
- スタッフの役割
- 登壇者や司会との連携
- 音響・映像・配信設備
- トラブル時の対応
時間順の運営表を作り、リハーサルを行っておくことで、当日の混乱を減らせます。
STEP7｜終了後のフォローと振り返りを行う
イベント終了後も、参加者との接点は続きます。
目的に合わせて、
- お礼メールを送る
- 資料や動画を共有する
- アンケートを実施する
- 個別相談を案内する
- 営業担当へ参加者情報を共有する
あわせて、参加人数や満足度だけでなく、最初に決めた目的をどこまで達成できたかを振り返りましょう。
「社員同士の交流を深める」が目的なら、「普段話さない部署の人と会話できたか」といった反応も重要です。
良かった点と改善点を残しておけば、次回の企画にも生かせます。
まとめ｜最初の一歩は「目的を一文で書くこと」
イベント企画は、次の3つのフェーズで考えると整理しやすくなります。
- 目的、参加者、ゴールを決め、企画の土台をつくる
- コンセプトや実施条件を整理し、企画を形にする
- 集客から終了後までをつなぎ、成果につながる流れをつくる
最初から完璧な企画をつくる必要はありません。
まずは、
- なぜ、このイベントを開催するのか
- 誰に参加してほしいのか
- 参加後、どのような気持ちや行動につなげたいのか
この3つが、会場や企画内容を決めるときの判断軸になります。
まずは、「このイベントを通して、誰にどうなってほしいか」を一文にすることから始めてみましょう。
イベントネットでは、目的の整理や企画づくりから、会場選び、制作、集客、当日運営まで、必要な部分に合わせて支援しています。
まだ企画が固まっていない段階でも問題ありません。
イベントの最初の一歩から、一緒に考えてみませんか。
